GTI Canada

LE DÉFI

SE DOTER D’UN ACCÈS RAPIDE ET SIMPLE À L’INFORMATION DE GESTION DONT NOUS AVONS BESOIN QUAND NOUS EN AVONS BESOIN

Ce défi prend toute son ampleur lorsque nous prenons en ligne de compte le fait que notre environnement organisationnel est en constante évolution. Ainsi, au suivi et au contrôle budgétaire ainsi que la gestion de projets en détail se sont greffés à travers le temps trois programmes clés à savoir : (a) le programme de dons des employés de Bell (b) celui de dons et contribution de l’entreprise et (c) la compilation des activations et des réclamations pour les concessionnaires de cinq unités d’affaires.

Nous avons opté pour la centralisation des informations, l’exploitation d’un outil nommément FileMaker et le recours à l’équipe de GTI Canada avec qui nous transigeons depuis 1993. Forte de cette longue association, GTI connaît nos processus, maîtrise notre vocabulaire et sait collaborer avec les équipes TI de BELL et de tous nos partenaires répartis à travers le Canada.

LA CONTRIBUTION DE GTI CANADA

CONCEVOIR, IMPLANTER, ENRICHIR ET GÉRER AU QUOTIDIEN LES SYSTÈMES ET L’INFRASTRUCTURE QUI LES SUPPORTE.

L’infrastructure TI du service repose sur quatre systèmes et une architecture de pointe plus précisément :

1. Un système de suivi et de contrôle budgétaire — comportant quatre modules :

   • budget mensuel des projets par centre de coût et grand livre;
   • plus de 70 rapports traitant la compilation des dépenses;
   • interface Web grâce auquel les six agences de publicité de Bell préparent et transmettent leurs estimés budgétaires;
   • interface Web qui permet aux gestionnaires de Bell d’approuver lesdits estimés et de voir à les faire respecter ainsi que de produire des rapports de suivi budgétaire et de mettre à jour les prévisions de fin d’année.

2. Deux systèmes de suivi des demandes de dons et de contributions. L’un est dédié aux demandes faites par les organismes directement auprès de BELL, l’autre, aux demandes que les employés actifs ou retraités font au nom des organismes qu’ils parrainent dans le cadre du Programme de bénévolat des employés de Bell. Les deux systèmes comportent chacun cinq modules :

   • saisie et qualification des demandes;
   • gabarits de lettres en français et anglais — refus, approbation et suivi;
   • autorisation des montants, instructions d’émission des chèques et suivi budgétaire;
   • interfaces Web par le biais desquels dans un cas, les employés soumettent leurs demandes et dans l’autre les gestionnaires de Bell saisissent et qualifient les demandes des organismes;
   • interface Web permettant aux organismes bénéficiaires de compléter des rapports de suivi.

3. Un système de compilation des activations et réclamations pour les concessionnaires de Bell Distribution comportant cinq modules :

   • compilation des activations mensuelles des cinq unités d’affaires – soit des milliers de transactions par mois;
   • calcul des frais mensuels des programmes de groupes et des frais partagés de publicité collective;
   • traitement des demandes de remboursements de dépenses publicitaires soumises par les concessionnaires;
   • compilation des montants reportés;
   • émission de bilans mensuels à chaque groupe de concessionnaires.

4. Quant à l’infrastructure virtuelle implantée lors de l’aménagement dans les nouveaux locaux, elle accélère l’implantation des mises à jour des systèmes et facilite les tests de fonctionnement avec le personnel de Bell.

   Quel que soit le mandat, GTI voit à ce qu’il respecte les quatre critères suivants :

   • compatibilité avec les systèmes en place chez BELL, chez BCE et chez les partenaires;
   • conformité aux normes de l’entreprise;
   • facilité à intégrer la mise sur pied de nouvelles unités et à les doter d’un système d’information approprié;
   • protection de la confidentialité, de l’accessibilité, de l’intégrité et de la disponibilité des informations.

En conclusion, professionnalisme, rapidité et souplesse des interventions sont les mots d’ordre. L’équipe de GTI y répond depuis plus de 18 ans.