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Bell

« Chef de file FileMaker au Canada, GTI est devenue la ressource TI des gestionnaires du service de Communications de Bell. »

Elena Gattuso
Chef divisionnaire adjointe
Planification, budget et administration

Le service des communications de Bell se répartit à travers trois villes canadiennes : Montréal, Ottawa et Toronto. Son association avec GTI remonte aux années 90 alors que le service de Montréal était à la recherche d’une solution qui lui permettrait de conjuguer les exigences de la trésorerie avec celles de la comptabilité de gestion.

À l’époque comme aujourd’hui, le concepteur des solutions de gestion devait répondre à des critères particulièrement exigeants. Il devait

  • démontrer une capacité d’intervention rapide et efficace;
  • privilégier des solutions conviviales et souples de façon à répondre rapidement aux besoins changeants d’une entreprise en constante évolution;
  • faire la preuve qu’il peut collaborer avec les autres fournisseurs TI de l’entreprise;
  • adapter ses méthodes de travail à des normes de sécurité de très haut niveau.

 

Partenariat Communications Bell/GTI Canada

Chef de file FileMaker au Canada, GTI est devenue la ressource TI des gestionnaires du service de Communications de Bell. Parmi les réalisations qu’elle a conçues et implantées, et qu’elle continue d’adapter et d’entretenir, l’on compte :

Le système de Suivi budgétaire des communications en français et en anglais.

Complémentaire aux systèmes de l’entreprise, le « suivi budgétaire » a été développé pour refléter les normes et procédures propres aux relations d’affaires du service avec ses différents fournisseurs. Il permet aux gestionnaires du service de connaître en tout temps la situation budgétaire à jour et de modifier les postes budgétaires, les centres de coûts et les projets sans l’intervention de GTI.

Il comporte les caractéristiques fonctionnelles suivantes :

  • ventilation budgétaire annuelle détaillée : mois, projet, centre de coût et poste comptable
  • traitement adapté aux deux principaux modes de transactions avec les fournisseurs soit
    • budget global/devis détaillés/révisions/sommes engagées vs sommes planifiées/facturation
    • contrat/amendements/date renouvellement/facturation.
  • conciliation et autorisation des factures de fournisseurs selon l’état d’avancement des travaux
  • révisions aux ventilations budgétaires en cours d’exercice (prévisions de fin d’année)
  • alertes d’expiration de contrats
  • création et suivi de fiches de fournisseurs contenant : spécialité, termes et modalités de contrat, investissements pour l’exercice en cours et l’exercice précédent, notes sur la relation d’affaires (ex. : niveau de satisfaction, spécialité, projet spécial, etc.)
  • Gestion des accès selon profil du gestionnaire
  • génération de rapports (format PDF et Excel incluant les formules de calculs).
  • Accessible sur le Web, le système permet aux gestionnaires de mettre à jour les informations budgétaires.

 

Le système de Calendrier des événements du Groupe des communication

Accessible via l’Intranet de l’entreprise, le système permet aux utilisateurs de consulter toutes les activités en cours et d’inscrire les informations relatives aux événements dont ils ont la charge.

Pour chacune des catégories d’événements, le système offre les caractéristiques suivantes :

  • Écran comportant les seules informations requises par cette catégorie d’événements (ex. : organismes et parrains pour les événements communautaires, invités, conférenciers et salles, pour les conférences de presse, membres de la direction, événements spéciaux pour les commandites, etc.)
  • Liste des « to do » ou « choses à faire »
  • Calendrier global, hebdomadaire ou quotidien indiquant les tâches, les responsables et les dates butoirs pour chacun des événements, assorti d’une légende couleur pour consultation rapide.

 

Le système de Dons et contributions

Grâce à ce système, le gestionnaire est en mesure de connaître en tout temps l’état des engagements que l’entreprise a pris dans les initiatives communautaires qu’elle parraine à travers le Canada.

Pour chacune des fiches, le système permet de :

  • compiler les informations spécifiques – parrains, coordonnées de l’organisme, durée de l’engagement, sommes engagées, exercice financier, etc.
  • Conserver l’historique de l’implication de l’entreprise à travers le temps.

 

GTI Canada est notre ressource TI FileMaker non seulement au niveau de la conception, de l’implantation et de la mise à jour des systèmes, mais aussi au niveau de l’entretien et la mise à jour des serveurs qui leur sont dédiés.

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