5 étapes pour créer un tableau de bord

Le tableau de bord est présent dans toutes les organisations qui souhaitent mesurer, analyser et piloter leur performance. Il peut être stratégique, analytique ou opérationnel. Le rôle de cet outil est de présenter visuellement les informations nécessaires à l'atteinte des objectifs de l'entreprise. Cet article présente les 5 étapes qui assureront le succès d'un projet de tableau de bord mobile. Nous présentons ici l'application de visualisation Status Board et la plateforme FileMaker. Les principaux avantages de cette solution sont :

• Mobilité : Une application pour iPad avec une sortie HDTV
• Centralisation : Centralisez l'information stockée sur différentes plateformes (multiples sources de données)
• Personnalisation : Créez et modifiez les widgets de votre tableau de bord personnel
• Temps réel : Analysez des données mises à jour toutes les 5 minutes (réglages personnalisables)
• Partage d'information : Partagez votre tableau de bord avec vos collègues en quelques clics

Selon la définition de Stephen Few[1], « Un tableau de bord est une présentation visuelle des informations les plus importantes nécessaires à l’atteinte d’un ou plusieurs objectifs. Ces informations sont consolidées et organisées sur un seul écran afin de pouvoir les contrôler rapidement. ». En partant de cette définition, nous pouvons identifier certaines caractéristiques essentielles d’une solution de tableau de bord:

• Présentation visuelle et compréhensible rapidement
• Utilisation d’informations consolidées et en rapport avec les objectifs de l’organisation.

Notre exemple concret « projet test », présente les 5 étapes essentielles d’un projet de tableau de bord. Il regroupe des conseils et des bonnes pratiques que vous pourrez utiliser lors de votre propre projet. Il s’agit d’une première approche simple et réaliste qui devra être complétée avant le démarrage de votre projet.

1. Construisez vos indicateurs clés de performance

Qu'est-ce qu'un indicateur clé de performance?

Un indicateur clé de performance, ou « KPI » en anglais, est une mesure calculée et comparée à un objectif. En analysant les écarts entre les performances recherchées et réalisées, les gestionnaires peuvent évaluer le succès de l’organisation. Il propose ensuite les actions correctives nécessaires. Pour être efficaces, les KPI doivent donc soutenir les futures prises de décision du gestionnaire. Dans votre projet de tableau de bord, vous devez éviter d’utiliser des mesures génériques. Limitez-vous à la construction d’un petit nombre de KPI personnalisés en fonction du contexte stratégique de votre organisation.

Comment définir ses KPI?

Menez d'abord une série d’entretiens avec les spécialistes concernés. Procédez ensuite à une analyse des rapports utilisés régulièrement. Vous pourrez définir les mesures clés et les seuils de performance qui mettront en évidence un niveau insuffisant, satisfaisant ou excellent. Il est important de documenter et de partager la signification, le contexte d’analyse, les sources de données et le mode de calcul des KPI. La création de ce « dictionnaire » permettra d’éviter des hypothèses d’analyses différentes qui pourraient influencer la prise de décision.

Projet test

Dans le contexte de notre projet test, le tableau de bord doit permettre au directeur général d’une PME d’optimiser la rentabilité et la croissance de l’entreprise. Les mesures suivantes ont été choisies pour la création de KPI : BAIIA (Bénéfices Avant Intérêts, Impôts et Amortissements), Revenus, Revenus par rapport à la capacité, Revenus par employé, Taux facturable et Devis en cours.

• Le BAIIA doit être analysé par rapport à l’objectif pour l’entreprise au global et ses 2 divisions, sur 12 mois, le trimestre en cours et le mois en cours.
• Les revenus doivent être analysés par rapport à l’objectif pour l’entreprise au global et ses 2 divisions, sur 12 mois, le trimestre en cours et le mois en cours.
• Les revenus par rapport à la capacité doivent être analysés par division.
• Les revenus par employé doivent être analysés par division.
• Le taux facturable doit être analysé par division.
• Les devis en cours doivent être analysés par division.

2. Identifiez, analysez et intégrez vos sources de données

Où se trouvent vos sources de données?

Après avoir défini des indicateurs adaptés aux objectifs d’affaires de l’organisation, vous devrez vous assurer que les sources de données nécessaires au calcul des mesures sont disponibles et de qualité. Vos sources de données peuvent se trouver dans plusieurs systèmes d’informations différents (Filemaker, système comptable, fichiers Excel, Google Analytics...), sous des formats et des niveaux de détails différents.

Comment les extraire?

Un analyste d’affaires devra donc définir les règles pour extraire ces données, définir le niveau de détail pertinent et calculer les mesures qui seront entreposées sur la plateforme Filemaker. Une fois les règles d’affaires documentées, un programmeur pourra automatiser l’extraction des données sources, charger l’information calculée dans la plateforme Filemaker et transmettre les KPI à votre tableau de bord Status Board. Cette étape vous permettra d’obtenir une information de qualité et sur une base régulière.

Sont-elles pertinentes pour votre tableau de bord?

Prototypez très tôt votre tableau de bord et testez vos données durant toute la période de développement. En effet, il est important de vous assurer avant la phase d’automatisation que l’information que vous obtenez correspond à vos attentes. En testant la qualité des données et l’efficacité d’un prototype de tableau de bord avec les gestionnaires, des modifications pourront être apportées. Les analystes d’affaires pourront alors faire les recommandations nécessaires pour assurer le succès de votre projet.

Projet test 

Toutes les sources de données du projet test se trouvent sur une plateforme FileMaker et sont agrégées pour produire les KPI suivants :

• BAIIA et objectifs de BAIIA par mois sur les 12 derniers mois.
• BAIIA et objectifs de BAIIA par mois et par division pour le trimestre et le mois en cours.
• Revenus et objectifs de revenus par mois sur les 12 derniers mois.
• Revenus et objectifs de revenus par mois et par division pour le trimestre et le mois en cours.
• Écart par rapport à l’objectif pour le revenus par rapport à la capacité pour le mois en cours.
• Écart par rapport à l’objectif pour le revenus par employé pour le mois en cours.
• Écart par rapport à l’objectif pour le taux facturable pour le mois en cours.
• Écart par rapport à l’objectif pour les devis en cours pour le mois en cours.

3. Visualisez l’information dans votre tableau de bord

Quelle mise en forme privilégier?

Les tableaux de bord doivent se lire rapidement pour une prise de décision quasi immédiate. C’est pourquoi une présentation très visuelle est favorisée. En utilisant une présentation graphique avec un code de couleurs facilement identifiable, vous permettez aux gestionnaires de comprendre la situation en « temps réel » et de prendre une décision éclairée. Dans un espace réduit, les formes et graphiques utilisés doivent être les plus simples et clairs possibles. Cela permet de faciliter la compréhension du lecteur. C’est pourquoi on favorisera fréquemment l’utilisation de graphiques en barres et en ligne par rapport aux pointes de tarte, par exemple. Ces derniers demandent plus d’espace pour les légendes, échelles et titres qui sont indispensables pour la compréhension du lecteur.

Comment lire l'information facilement?

Les indicateurs qui requièrent une attention particulière doivent être identifiables immédiatement. L’utilisation d’un code de couleurs approprié permettra de les faire ressortir. L’utilisation d’indicateurs vert, jaune et rouge pour les différents seuils de performance est un standard universel. Cela permettra au gestionnaire de connaître instantanément le niveau de succès de l’organisation. L’emploi de couleurs plus neutres pour le contexte de l’analyse et les données explicatives permettra de créer un contraste nécessaire. Le tout met l’emphase sur l’information qui doit être analysée.

Projet test

Deux types de graphes, en lignes et en barres ont été choisis pour représenter l’information. Les mesures concernant les tendances sur 12 mois pour la PME au global sont représentées sur la partie supérieure. Les KPI concernant les deux divisions sont situés sur la partie inférieure. Cela permet une lecture de haut en bas en allant du plus général au plus spécifique. Pour simplifier la lecture de ce premier tableau de bord test, nous avons choisi de ne définir que 2 seuils de performance : supérieur à l’objectif (en vert) et inférieure à l’objectif (en rouge). Les données explicatives, qui vont fournir un contexte aux KPI, sont représentées en blanc, gris et bleu.

4. Déployez la solution au sein de votre organisation

Quelles personnes ont accès à l'information?

Afin de bénéficier pleinement de votre solution de tableau de bord, celui-ci doit être:

• Simple à modifier,
• Facile d’accès
• Vous devrez être capable d’en contrôler la diffusion.

Une liste des personnes autorisées à consulter l’information devra être documentée. Cela permettra d'assurer la sécurité de votre tableau de bord en termes de confidentialité. L’utilisation d’un outil comme Status Board qui peut être déployé sur un iPad, partagé en quelques clics et connecté à un écran en HDTV permet d’élever la solution de tableau de bord à un niveau collaboratif. Cela facilite également la prise de décision à distance.

Et la mobilité?

La collaboration à distance permet de répondre à plusieurs objectifs d’affaires importants. Des gains de temps et d’efficacité seront réalisés par une entreprise capable de centraliser et d’automatiser l’intégration de l’information dont elle a besoin pour sa prise de décision. Les analystes métiers passeront moins de temps sur la création de rapports et la manipulation de données. Plus de temps pourra être accordé à l’analyse de l’information. En s’assurant de la qualité de l’information et en la centralisant, l’organisation unifie l’information transmise. Il n’est pas rare de rencontrer des rapports contradictoires au sein d’une même organisation. Parfois, des méthodes de calcul différentes peuvent être utilisées ou plusieurs hypothèses d’analyses sont utilisées par des spécialistes métiers. En unifiant les règles d’affaires et en centralisant l’information accessible pour la prise de décision, l’organisation permet à tous les gestionnaires d’être orientés dans la même direction.

Projet test :

Le tableau de bord pourra être partagé entre les différents membres de la direction. Il est accessible via l’application pour iPad Status Board. Il est présenté au comité de gestion mensuel sur l’écran de la salle de conférences. Enfin, les membres de la direction pourront le transférer par courriel en incluant leurs commentaires.

5. Réitérez le processus pour vous adapter aux changements de contexte

L’environnement interne et externe des organisations actuelles est en constante évolution. Votre outil de tableau de bord doit être suffisamment flexible pour pouvoir intégrer de nouveaux besoins à l’existant. L’acquisition d’une nouvelle unité d’affaires, la création d’une nouvelle ligne de produits ou d’une nouvelle division sont autant de modifications au contexte décisionnel d’une organisation. Elles doivent être prises en compte et analysées de manière régulière. La maintenance de votre tableau de bord doit être suffisamment agile. Cela permet d’incorporer de nouveaux KPI de manière progressive. Un travail incrémental et régulier sur les KPI de l’organisation permettra d’éviter la mise en place de modifications majeures.

Projet test :

Après une utilisation régulière du tableau de bord, la création de nouvelles mesures est à envisager. Elles concernent le nombre de nouveaux clients sur un secteur stratégique est à l’étude. Cette nouvelle itération du projet doit permettre de mesurer le succès de la PME. [1] Information Dashboard Design: the effective visual communication of data, Stephen Few, 2006, O’Reilly.

Andrée Blais, Associée-fondatrice, vice-présidente Solutions logicielles