Développement de systèmes de gestion

Client de GTI depuis 1993, Bell est une des plus grandes entreprises de communications du Canada, propriété exclusive de BCE inc.

LE DÉFI DE BELL

Selon Elena Gattuso Gestionnaire principal, Finance (Services généraux et Marque) Se doter d’un accès rapide et simple à l’information de gestion dont nous avons besoin quand nous en avons besoin. Ce défi prend toute son ampleur lorsque nous prenons en ligne de compte le fait que notre environnement organisationnel est en constante évolution. Ainsi, à la gestion de projets en détail, au suivi et au contrôle budgétaire se sont greffés à travers le temps trois programmes clés, soit le programme de dons des employés de Bell, celui de dons et contribution de l’entreprise, et la compilation des activations et des réclamations pour les concessionnaires de cinq unités d’affaires. Nous avons opté pour la centralisation des informations, l’exploitation de l’outil FileMaker et le recours à l’équipe de GTI avec qui nous transigeons depuis 1993. Forte de cette longue association, GTI maîtrise nos processus et parle notre langage tout en collaborant avec les équipes TI internes de Bell et de tous nos partenaires répartis à travers le Canada.

LA CONTRIBUTION DE GTI

Concevoir, implanter et gérer au quotidien les solutions de gestion et l’infrastructure qui les supporte. Afin d’atteindre nos objectifs d’affaires, GTI a réalisé les solutions suivantes :

• Gestion de suivi et contrôle budgétaire: solution FileMaker, combinée à des interfaces Web, permettant de gérer les budgets et les investissements reliés aux projets des communications et aux ressources humaines. Permet de soumettre les prévisions des agences de publicité pour l’approbation par les gestionnaires de Bell.

• Gestion des demandes de dons et de contribution: interfaces Web pour la saisie et l’approbation des demandes de contribution, pour les rapports de suivi annuel des organismes, pour la traduction des demandes et interfaces FileMaker, pour la génération de rapports et de documents connexes (lettres, demandes de paiement, etc.). Comporte également une fonction de transfert vers le calendrier central ainsi que vers la solution de suivi budgétaire.

• Gestion du programme de bénévolat: solution FileMaker développée pour la récupération et l’approbation des demandes soumises, via le Web, par les employés de Bell (activités de bénévolat, activités sportives et dons lors d’un décès).

• Gestion des demandes de commandites: interface Web développée pour la saisie et l’approbation des demandes de commandites, avec sous-modules pour la saisie des informations relatives aux événements (liste d’invités, présence des exécutifs, nombre de tables, nombre de quatuors, etc.). Comporte également une fonction pour transférer au calendrier central ainsi qu’au système de suivi budgétaire.

• Calendrier central des événements de communication : solution FileMaker avec interface Web pour la saisie et l’affichage des événements, avec vue par mois et semaine, comportant des sous-modules pour les différentes unités d’affaires.

• Gestion des images publicitaires: solution Web pour la saisie et l’approbation du matériel publicitaire, avec module pour la gestion des pièces jointes ainsi que pour la génération de notification auprès des demandeurs et approbateurs.

• Programme de publicité collective: solution pour la compilation des activations et saisie/suivi des réclamations des concessionnaires de Bell; la solution permet de compiler les données provenant de 6 unités d’affaires, de générer de nombreux rapports et comporte une interface Web pour la consultation des bilans mensuels par les concessionnaires.

Quel que soit le mandat, GTI voit à ce qu’il respecte les quatre critères suivant :

• Compatibilité avec les systèmes et solutions en place chez Bell et ses partenaires

• Conformité aux normes de l’entreprise

• Facilité à intégrer la mise sur pied de nouvelles unités et à les doter d’un système d’information approprié

• Protection de la confidentialité, de l’accessibilité, de l’intégrité et de la disponibilité des informations.

 LES RETOMBÉES

L’accès en tout temps à une information complète et précise. De par sa connaissance approfondie de nos processus d’affaires, GTI est un partenaire proactif, qui a su développer au fil des ans, des systèmes de gestion répondant à nos besoins.  L’équipe possède la flexibilité requise pour intervenir rapidement et propose des solutions qui tiennent compte des structures existantes. En conclusion, professionnalisme, rapidité et souplesse des interventions sont les mots d’ordre. L’équipe de GTI y répond depuis 1993. « Notre service se doit d’avoir accès en tout temps à une information complète et précise qu’il peut compiler rapidement selon les besoins des gestionnaires. Nos systèmes TI nous permettent de fournir tout type de rapports : de l’analyse statistique, au suivi des dossiers, aux sommaires budgétaires en passant par les études comparatives. Nous arrivons à ce faire grâce un partenariat avec GTI. Depuis maintenant 1993, l’équipe de GTI conçoit, implante, met à jour et gère les systèmes et les infrastructures dédiés à notre service. » Elena Gattuso Gestionnaire principal, Finance (Services généraux et Marque) Visitez bell.ca