Tout ce qu’il faut savoir sur l’impartition informatique

Quand il est question de gestion informatique, plusieurs options s’offrent maintenant aux entreprises. En fonction de leurs ressources et de leur taille, les organisations n’auront pas la même approche. Les plus petites opteront parfois pour une « approche maison », où cette fonction sera confiée à un employé qui, sans être un spécialiste des TI, est plus intéressé et s’y retrouve un peu mieux en informatique. Certaines entreprises investiront dans une équipe interne de spécialistes, alors que d’autres feront appel à un consultant externe. Parmi toutes les avenues possibles, une autre s’offre aux entreprises : confier la gestion de leurs TI en impartition. Mais qu’est-ce que l’impartition? Pour quelles raisons cette approche peut-elle être une solution efficace pour la gestion des technologies de l’information des organisations? Dans cet article, nous tentons d’éclaircir le sujet et de répondre à certaines des interrogations les plus fréquentes par rapport à ce type de service.

L’impartition informatique qu’est-ce que c’est?

D’abord, envisager par les multinationales dès 1989 [1], l’impartition s’est démocratisée pour devenir une option envisageable pour la majorité des organisations. Même pour la PME. Aussi connue sous le nom d’externalisation, l’impartition désigne le fait de confier la responsabilité du département informatique d’une entreprise à un partenaire externe, et ce avec une entente prédéfinie au niveau des services, des coûts et de la durée. Selon le besoin, il est possible d’impartir en tout ou en partie la plupart des éléments suivants :

• La planification stratégique des TI
• L’architecture, la connectivité et la sécurité réseau
• L’intégration, l’administration et la maintenance des infrastructures
• Les éléments relatifs au matériel et logiciels (services-conseils pour l’achat et le financement, renouvellement des licences)
• L’installation, la configuration et la maintenance des postes de travail
• Les aspects touchant à la sauvegarde des données (solution de sauvegarde, plan de relève)
• La sécurité et la surveillance des systèmes (réseaux, serveurs, logiciels, mises à jour de sécurité)

Est-ce que l’impartition peut rendre mes infrastructures plus performantes?

Les compagnies de TI qui offrent l’impartition disposent généralement d’une équipe multidisciplinaire comptant sur de vastes compétences et une expérience fondée sur une clientèle variée. Elles proposent donc des technologies et outils performants, mais surtout des solutions préalablement éprouvées lors de mandats précédents. Ce modèle d’affaires repose sur l’excellence du service rendu. Pour acquérir et conserver un standard de haut niveau, les entreprises investissent de façon importante dans leurs propres infrastructures, technologies et outils afin d’en faire bénéficier leurs clients. Ceux-ci profitent donc de technologies et d’outils de pointe qu’ils n’auraient probablement pu acquérir autrement compte tenu de l’importance des investissements.

Mes installations informatiques sont-elles en sécurité avec l’impartition?

L’impartition permet une gestion efficace des éléments critiques comme la sécurité, la surveillance des systèmes informatiques et la sauvegarde des données. Le partenaire-fournisseur s’assure que ces éléments sont vérifiés de façon proactive et continue et qu’ils seront aussi adéquatement planifiés. Une entente comprendra un engagement sur le niveau de sécurité désiré alors qu’un plan de continuité des opérations pourra être mis en place pour remédier à toutes éventualités (attaques informatiques, reprise après sinistres). L’impartition permet aussi d’être proactif dans la résolution de problèmes. En mettant l’emphase sur la surveillance des infrastructures (réseaux, serveurs, etc.) grâce à des systèmes performants, l’impartition corrige les lacunes et situations problématiques avant qu’elles aient des conséquences. De plus, comme le fournisseur de services s’engage à offrir un rendement précis à prix fixe, il veille à résoudre tous problèmes sous-jacents qui pourraient l’affecter. Par exemple, ceux relatifs aux manquements aux normes des usagers ou bien une complexité et une diversité inutile dans l’infrastructure.

L’impartition peut-elle contribuer à baisser mes coûts en TI?

Selon une étude d’IBM, l’externalisation peut permettre de diminuer les dépenses d’un budget informatique de 30% [2]. Une diminution des coûts est par exemple possible lors de l’acquisition de solutions et d’outils, car les compagnies de TI proposant l’impartition ont habituellement accès à des prix avantageux auprès des fournisseurs de logiciels et de matériels informatiques dus à leur volume d’achat élevé. Elles peuvent de plus aider à négocier à la baisse les ententes avec d’autres fournisseurs (Internet, téléphonie IP, câblage, etc.), car elles disposent d’informations comparatives permettant d’établir si le prix payé est acceptable en fonction des services offerts et du secteur d’activité. Pour ce qui est des ententes, celles-ci sont habituellement annuelles et négociées en fonction des besoins. L’impartition repose sur un concept de partenariat à long terme où l’objectif est la création de valeur. Elle est donc plus performante lorsqu’elle s’inscrit dans la durée. Cela mène vers une planification approfondie ainsi qu’à une gestion optimisée des ressources humaines et matérielles du partenaire-fournisseur qui bénéficie en fin de compte au client. Les tarifs quant à eux sont calculés selon le niveau de services demandé et la performance attendue. La tarification est donc généralement alignée en fonction des besoins et de l’atteinte des objectifs fixés par l’entreprise.

Qui gère le risque lors d’une entente d’impartition?

À l’opposé d’un fournisseur en placement de personnel qui fournit uniquement la ressource, une entreprise offrant un service d’impartition s’engage à livrer un service et un résultat. De ce fait, elle assume tous les risques liés à sa prestation de services. Cet aspect contribue à la mise en place de mesures de contrôle et d’un suivi proactif. Comme le partenaire-fournisseur prend l’entière responsabilité des risques à coût fixe, il veillera à établir des mesures spécifiques afin de respecter ses engagements et le budget. Il implantera, habituellement, en plus, des processus et des outils qui favoriseront la documentation et la rétroaction.

Est-ce que l’impartition convient aux PME?

L’impartition permet à une entreprise de se concentrer sur son cœur de métier (core business) et d’y dédier la majorité de ses investissements. Les petites et moyennes entreprises peuvent donc allouer une plus grande part de leur budget à des ressources humaines affectées à leurs principales activités, au lieu d’investir dans une ou des ressources TI internes coûteuses et non « stratégiques » à leurs opérations. Cela leur permet de se consacrer entièrement à leur croissance. Pour les PME, la flexibilité que procure l’impartition est un autre aspect avantageux. Les ressources humaines et matérielles peuvent être attribuées et moduler en fonction des objectifs de croissance et des besoins spécifiques de l’organisation. Il y a inévitablement diminution des ressources sous-utilisées ou inutilisées. Elles sont optimisées en fonction des besoins actuels, tout en prévoyant leur évolution. Comme vous avez pu le constater, l’impartition est définitivement une approche à envisager lorsqu’on parle de gestion des technologies de l’information en entreprise. Accessible à tous les types d’organisation, ce service offre des avantages en matière de gestion, de coûts et de performance et s’avère une solution de choix pour toute entreprise qui cherche à transformer ses TI en un véritable avantage concurrentiel. Cet article a suscité votre intérêt? Vous avez des questions qui demeurent sans réponses? Pour en apprendre davantage sur le sujet, Patrick Hardy, associé et vice-président Infogérance chez GTI, présentera la conférence « Sous-traiter votre gestion informatique en 2017 : est-il possible de sauver des coûts? », dans le cadre de Stratégies PME qui se tiendra à Montréal les 23 et 24 novembre prochains. C’est un rendez-vous!