Rôle
Relevant du Vice-président, l’Adjoint aux opérations est principalement responsable de soutenir la direction dans ses activités administratives courantes et dans la gestion de l’ensemble des opérations de la division.
Il contribue entre autres à la planification, la répartition du travail, l’affectation des ressources, l’efficacité de l’équipe et la gestion des opérations en général.
Responsabilités
En conformité avec la philosophie et l’approche de GTI, l’Adjoint aux opérations est responsable de :
- Assurer la conformité et l’approbation des feuilles de temps et des rapports de dépenses des membres de l’équipe;
- Valider les prévisions de facturation des clients en collaboration avec les chargés de projet et les corriger dans le système de gestion interne si nécessaire;
- Suivre l’évolution de la facturation des clients dépendamment de l’évolution des projets en développement;
- Coordonner certains projets à l’interne;
- Assurer le suivi des renouvellements de devis;
- Participer à la mise à jour des contrats clients;
- Collaborer à la planification des horaires hebdomadaires de l’équipe selon les besoins opérationnels;
- Assurer la prise en charge par l’équipe des demandes de support;
- Supporter la direction dans ses activités administratives;
- Coordonner les demandes de l’équipe en termes de formation, certification, d’absences, de vacances, de support et d’équipement pour approbation auprès de la direction.
Formation et expérience
- DEC/AEC en administration, ou formation équivalente;
- 3-5 ans d’expérience à titre d’adjoint administratif;
- Bonne connaissance de la gestion des budgets, du processus de facturation et du cycle comptable complet;
- Maitrise avancée du logiciel Excel (tableaux croisés dynamiques et recherche V);
- Connaissance de la suite Office.
Compétences recherchées
- Habileté avec les chiffres et dans l’apprentissage de nouveaux logiciels;
- Autonomie et sens de l’initiative;
- Dynamisme, proactivité;
- Sens de l’organisation, rigueur et minutie;
- Esprit d’équipe et désir de contribuer à l’essor de l’entreprise.
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Le générique masculin dans le texte est utilisé dans le seul but d’alléger la forme. Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.
