Beaucoup d’entreprises ont migré la gestion de leur courriel vers Office 365. Le service infonuagique de Microsoft constitue une plateforme pratique et rassurante. Pourtant il ne satisfait pas complètement aux besoins des entreprises en termes de menaces liées aux courriels indésirables ou de conformité de rétention.
Office 365 permet aux entreprises de gérer leur courriel d’une façon simple. Ce n’est pas la seule option pour les entreprises qui préfèrent laisser leurs courriels dans le nuage (cloud) plutôt que de les héberger sur un serveur de courriel local. Mais la crédibilité de Microsoft, la robustesse de son infrastructure et l’intégration avec les logiciels de la suite Office font que sa solution de courriel remporte l’adhésion de beaucoup de PME et de grandes entreprises.
Pour les aider à gérer les pourriels et les courriels malfaisants, Office 365 intègre plusieurs fonctions spécifiques. Ses utilisateurs professionnels peuvent ainsi:
Filtrer les connexions entrantes, en vérifiant la réputation d’un expéditeur extérieur, à partir de son adresse IP, avant de laisser passer les messages qu’il envoie vers l’entreprise;
Filtrer les envois sortants, pour éviter que l’ordinateur d’un employé, sous l’emprise d’un logiciel malveillant, envoie du spam sans même que l’employé sans rende compte;
Mettre en place des règles pour gérer les flux de transfert des courriels. Ces règles peuvent servir, notamment:
- à valider l’origine d’un message, en vérifiant que l’adresse IP de son expéditeur appartient bien à celui qui prétend avoir envoyé le message;
- à ajouter une signature électronique aux messages que l’on envoie pour garantir leur authenticité.
Ces fonctions sont utiles et permettent d’offrir une première couche de protection. Toutefois, elles restent mal adaptées aux réalités locales. Office 365 ne réussit pas à surmonter l’ensemble des difficultés en matière de protection contre les menaces par courriel. En voici trois:
Durée trop courte de conservation des courriels
Lorsqu’un message est supprimé, Office 365 ne le conserve que pendant les 30 jours suivants. Or, dans plusieurs secteurs d’activité, la réglementation oblige les entreprises à conserver tous les courriels pendant beaucoup plus longtemps –jusqu’à sept ans ou plus selon le secteur d’activité. En cas de litige commercial, ne plus avoir accès à d’anciens messages peut devenir une grave faiblesse. D’autant qu’un message effacé ne l’est pas toujours pour de bonnes raisons: l’usager peut l’avoir supprimé par erreur, ou parce qu’il a mal évalué son importance.
Inadaptation des filtres aux spécificités de la langue
Les filtres antipourriel sont souvent basés sur l’anglais. Certaines expression ou mots utilisés en français, dont certains davantage employés au Québec, qui devraient être filtrés, peuvent ne pas être filtrés.
Faiblesse des protections contre l’hameçonnage et les rançongiciels
L’hameçonnage (phishing) est souvent utilisé par des escrocs pour obtenir des codes d’accès à des comptes confidentiels – des comptes bancaires, notamment. Les rançongiciels (ransomware) peuvent bloquer l’accès à des données critiques pour l’entreprise – et donc paralyser ses activités – tant qu’une rançon n’est pas versée. Bien qu’Office 365 filtre certaines menaces, sa vocation première est tout autre. Il est impératif de vous prémunir correctement.
Pour pallier ces faiblesses et quelques autres, les entreprises devraient considérer un abonnement à un service clé en main, abordable et répondant à l’ensemble des exigences citées ci-dessus. GTI offre un service qui vient compléter, en parfaite adéquation, la solution Office 365 et garantir aux entreprises qu’elles ne prendront plus de risque inutile dans la gestion de leurs courriels.
Forte d’une expérience de plus de 25 ans dans le monde des technologies de l’information, GTI offre des services d’infogérance, de conseils en technologie et de cybersécurité conçus pour répondre aux besoins des PME. Contactez-nous.
