Le post mortem et la gestion de projet

Le post-mortem, une étape essentielle dans l’amélioration de votre performance!

Vous venez de terminer un projet complexe dans lequel vous et votre équipe avez mis toute votre énergie; vous avez travaillé fort pour résoudre des problèmes, coordonner vos équipes et livrer dans les temps. Maintenant que tout est fini il est temps de célébrer votre nouvelle victoire sur le champ de bataille des gestionnaires de projets. Mais ne vous laissez pas leurrer par votre coupe de vin pétillant, votre projet n’est pas encore complètement terminé.  À vrai dire, une étape importante dans la gestion de projet se déroule derrière les projecteurs, et c’est ce que nous appelons le post mortem.

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[clear]Qu’est-ce qu’un post-mortem?

Cette pratique, commune dans le monde de la gestion de projet, consiste à faire le bilan de toutes les étapes d’un projet, les défis rencontrés, les solutions trouvées depuis la conception du projet jusqu’à sa livraison. L’objectif de ce bilan est de déterminer les aspects positifs à conserver et de pouvoir analyser les sources des problèmes rencontrés afin d’y trouver des solutions préventives à appliquer dans les projets futurs.

Comment j’ai mené mon post mortem.

Dans mon cas, j’ai utilisé le post mortem afin de faire le bilan d’une nouvelle relation client de 6 mois. Le client en question est une entité complexe pour laquelle MultipleMedia (MM) gère plusieurs sortes de projets :

• Des projets de développement stratégique
• Des projets de gestion opérationnelle au quotidien (de type support)
• Des projets reliés à des évènements importants

En conséquence, au cours du premier semestre 2015, l’équipe de MM a développé et mis en place de nombreuses stratégies et outils afin d’aider le client dans la réalisation de ses objectifs. Ainsi, j’ai choisi de diviser le Post mortem en 5 étapes :

1. Récoltez les commentaires, impressions et idées de toute l’équipe à l’interne.

Ce premier point a été mené tout juste après la fin d’un projet majeur alors que les esprits étaient encore tous chauds. Vous pouvez récolter ces commentaires par écrit dans un premier temps et poser les questions suivantes :

• Ce qui a fonctionné
• Ce qui n’a pas fonctionné
• Ce qui doit être amélioré
• Les sources de frustrations
• Les premières idées d’amélioration

2. Organisez des rencontres en petits groupes de travail.

Le but de ces groupes est d’avancer et de trouver des solutions.

• Partagez des nouvelles idées en mode remue-méninges
• Notez ou faites noter par un collègue les idées
• Prévoyez des rencontres additionnelles si nécessaires pour explorer des idées plus en détail

3. Il est temps d’analyser!

Prenez le temps nécessaire pour analyser les commentaires récoltés et les idées proposées. Personnellement, j’utilise une technique qui consiste à cartographier les éléments afin de m’aider à définir les relations d’interdépendance et d’identifier les sources de problème communes et récurrentes.

4. Mettez sur brouillon un plan d’action.

Si votre analyse a été faite correctement, un nouveau plan d’action va se dessiner de lui-même. Catégorisez les éléments dans un tableau simple comme suit :

5. Compilez vos informations dans un document et présentez le tout à vos supérieurs.

Nul besoin de faire une présentation avec champagne et confettis. Concentrez-vous sur l’aspect résolution de problème et expliquez votre plan d’action.

En conclusion

Ce post mortem s’est montré essentiel dans l’évaluation des sources de frustrations et problèmes récurrents. J’ai ainsi pu dessiner un plan d’action permettant une gestion plus proactive des différents types de projets tout en gardant en tête les besoins client. Dans le domaine du web, nous sommes amenés à collaborer avec des clients de tous horizons, parfois très éloignés des réalités du web. Il est essentiel pour une entreprise comme MultipleMedia de s’assurer que ces clients sont bien informés et comprennent les enjeux des développements web sans compromettre leurs objectifs. Alors, maintenant que votre projet est livré, que la pression est retombée, détendez-vous, respirez et commencez votre post mortem ! Suite: Gestion de projet numérique: le plan d'action