Une solution d’automatisation complète pour un cabinet de conseil financier

Grâce à la mise en place d’une solution d’automatisation complète intégrant des outils tels que Selenium et des systèmes de ROC (Reconnaissance optique de caractères), l’entreprise automatise la génération et la diffusion de rapports financiers mensuels et gagne ainsi un temps précieux que ses conseillers peuvent utiliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’entreprise

Notre client est un cabinet de conseil financier indépendant œuvrant au Québec. L’entreprise est composée d’une équipe d’une dizaine de conseillers et se spécialise en planification financière intégrée, conseils en investissements et finances personnelles.

Les besoins

Chaque mois, deux employés étaient chargés de générer des rapports pour une liste de plus de 1000 clients. Cependant, en raison de la lourdeur de la tâche, seule une fraction de ces rapports était réalisée, car le processus complet prenait trop de temps.

Le client souhaitait donc réduire ses heures passées sur ces tâches chronophages pour mieux les investir en stratégie et conseil auprès de ses clients.

Notre approche

Pour ce projet, nous avons adopté une approche méthodique et personnalisée à chaque phase afin d'assurer une solution parfaitement en accord avec les exigences du client.

Audit du processus existant
Nous avons analysé en détail le processus de génération des rapports tel qu’il était effectué. Cette phase nous a permis d’identifier les défis, les inefficacités et les points de friction dans le système existant.
Décomposition en sous-étapes
Une fois le processus global compris, nous l’avons divisé en sous-étapes distinctes afin d’analyser chaque composant séparément. Cela nous a permis de mieux cerner les besoins spécifiques et de déterminer les outils et technologies nécessaires à chaque phase.
Analyse des outils et des ressources
Nous avons ensuite examiné chaque étape pour identifier les outils adaptés et les ressources nécessaires. Pour chaque sous-processus, nous avons élaboré une feuille de route détaillant les exigences techniques et les ressources humaines et matérielles à allouer.
Mise en place d’une approche DevOps
Nous avons choisi une approche DevOps, favorisant l'intégration et le déploiement continus (CI/CD), pour garantir une mise en œuvre fluide et rapide. Cette méthode nous a permis d'itérer régulièrement, de tester et d'améliorer le système de manière constante.
Communication régulière avec le client
Tout au long du projet, nous avons maintenu une communication régulière et transparente avec le client. Nous lui avons présenté les avancements, partagé les limites du projet, évalué les risques et discuté des ajustements nécessaires. Notre collaboration étroite et de confiance a permis de s'assurer que la solution répondait parfaitement à ses exigences.

Le projet

Suite à notre audit du processus existant, nous avons identifié 4 étapes dans le système initial du client :

Utilisation d’une plateforme dédiée pour générer les rapports.
Classification de chaque rapport avec le code utilisateur approprié.
Gestion des exceptions et des erreurs potentielles.
Dépôt des rapports dans le portail client correspondant.

Ces étapes étaient effectuées manuellement par deux employés, et le traitement complet prenait en moyenne jusqu'à 5 minutes par client. Cela rendait impossible la génération des rapports pour l’ensemble de la liste chaque mois, limitant ainsi ce service à certains clients seulement.

Pour ce projet, l’automatisation suffisait à l’amélioration du processus d’affaires. L’intelligence artificielle n’était pas requise et aurait représenté un coût superflu pour le client. Nous avons donc développé une solution automatisant ces tâches manuelles.

Grâce à la mise en place d’outils tels que Selenium et des systèmes de ROC (Reconnaissance optique de caractères), notre solution récupère l’information, génère les rapports en retranscrivant les données extraites aux bons endroits, puis diffuse le rapport complet au client concerné.

Grâce à l'intégration de notre solution, le processus a été automatisé à près de 100 %. Désormais, une supervision humaine minimale est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement du système.

Les retombées

Notre solution d’automatisation a permis de réduire considérablement le temps nécessaire à la génération et à la distribution des rapports. De ce fait, le client a pu constater trois bénéfices directs :

Augmentation de la productivité
Les deux employés ont pu se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, augmentant ainsi l'efficacité globale du cabinet.

Satisfaction client accrue
Désormais tous les clients peuvent recevoir leur rapport personnalisé mensuel.

Réduction significative des erreurs
Grâce à l’automatisation de l’extraction et de la consolidation des données, le risque d’erreurs humaines a fortement diminué.